Thủ Tục Thành Lập Công Ty: Những Điều Bạn Cần Chuẩn Bị

Việc thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng để biến ý tưởng kinh doanh thành hiện thực và phát triển trên thị trường. Tuy nhiên, thủ tục thành lập công ty đòi hỏi phải nắm rõ quy định pháp luật cũng như chuẩn bị các giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp chi tiết các bước và điều kiện để thành lập công ty theo quy định pháp luật Việt Nam, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và chính xác về quy trình này.

1. Chọn loại hình doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu tiến hành các thủ tục thành lập, việc đầu tiên bạn cần làm là lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp. Ở Việt Nam, có các loại hình doanh nghiệp phổ biến sau:

1.1. Công ty TNHH một thành viên (Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên)

• Đây là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu có toàn quyền quyết định các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về các khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ.
• Công ty TNHH một thành viên không được phép phát hành cổ phiếu để huy động vốn.

1.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên

• Loại hình này có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn. Các thành viên cùng chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp.
• Công ty TNHH hai thành viên cũng không được phép phát hành cổ phiếu.

1.3. Công ty cổ phần

• Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có vốn điều lệ được chia thành các cổ phần và có từ 3 cổ đông trở lên, không giới hạn số lượng cổ đông.
• Công ty cổ phần có thể phát hành cổ phiếu để huy động vốn từ công chúng, là loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất đối với các công ty lớn có nhu cầu gọi vốn từ nhiều nguồn khác nhau.

1.4. Doanh nghiệp tư nhân

• Đây là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân và không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.

1.5. Công ty hợp danh

• Công ty hợp danh bao gồm ít nhất 2 thành viên hợp danh, cùng nhau chịu trách nhiệm vô hạn và liên đới với các nghĩa vụ của công ty. Đây là loại hình doanh nghiệp phù hợp với các lĩnh vực hoạt động yêu cầu sự tín nhiệm cao giữa các thành viên.

Sau khi xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô và mô hình kinh doanh, bạn sẽ tiến hành các bước tiếp theo để đăng ký thành lập công ty.

2. Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ thành lập công ty cần phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Dưới đây là các giấy tờ cần thiết:

2.1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

• Đây là mẫu đơn xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, được lập theo mẫu có sẵn. Trong đó, bạn sẽ điền đầy đủ thông tin về tên công ty, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, và thông tin của người đại diện theo pháp luật.

2.2. Điều lệ công ty

• Điều lệ công ty là văn bản quy định tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên và cổ đông. Điều lệ cần phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp mà bạn lựa chọn và tuân thủ theo quy định của pháp luật.
• Điều lệ công ty phải có chữ ký của tất cả các thành viên sáng lập hoặc cổ đông.

2.3. Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập

• Nếu bạn thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, thì cần phải có danh sách thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập.
• Danh sách này bao gồm các thông tin về tên, địa chỉ, quốc tịch, số vốn góp của từng thành viên, cổ đông.

2.4. Bản sao các giấy tờ cá nhân

• Đối với cá nhân: Bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của các thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo pháp luật.
• Đối với tổ chức: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, kèm theo giấy tờ cá nhân của người đại diện tổ chức.

2.5. Văn bản ủy quyền (nếu có)

• Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, thì cần phải có văn bản ủy quyền hợp pháp để thay mặt tiến hành các thủ tục.

3. Đặt tên và đăng ký địa chỉ trụ sở công ty

3.1. Đặt tên công ty

• Tên công ty là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nhận diện thương hiệu trên thị trường. Tên công ty phải tuân thủ các quy định sau:
  • Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
  • Không sử dụng các từ ngữ bị cấm như từ ngữ mang tính xúc phạm, vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc trái với quy định pháp luật.
  • Tên công ty phải bao gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Ví dụ: “Công ty TNHH ABC” hoặc “Công ty Cổ phần XYZ”.

3.2. Đăng ký địa chỉ trụ sở chính

• Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và có thể là nhà riêng, văn phòng thuê hoặc mặt bằng kinh doanh. Địa chỉ này phải cụ thể và rõ ràng (số nhà, tên đường, phường, quận, thành phố), không được là nhà chung cư dùng để ở.
• Bạn cần cung cấp các giấy tờ liên quan đến địa chỉ trụ sở chính, như hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có), để chứng minh tính hợp pháp của địa chỉ đăng ký.

4. Ngành nghề kinh doanh

Khi thành lập công ty, bạn cần đăng ký ngành nghề kinh doanh cụ thể. Theo quy định, doanh nghiệp được phép kinh doanh trong các ngành nghề pháp luật không cấm, và một số ngành nghề có điều kiện thì phải đáp ứng yêu cầu đặc biệt như vốn pháp định, giấy phép con…

Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều ngành nghề khác nhau, nhưng cần lưu ý những ngành yêu cầu phải có giấy phép con như: kinh doanh bảo hiểm, ngân hàng, xuất khẩu lao động, dịch vụ bảo vệ…

5. Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là số tiền mà các thành viên, cổ đông cam kết góp vào công ty và được ghi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi, trách nhiệm của các thành viên và cổ đông, đồng thời cũng là căn cứ để xác định mức thuế môn bài hàng năm.

Hiện nay, pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu đối với hầu hết các ngành nghề, trừ một số ngành yêu cầu vốn pháp định (ví dụ như ngân hàng, bảo hiểm). Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính và nhu cầu kinh doanh của công ty.

6. Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ được hướng dẫn điều chỉnh và bổ sung để hoàn thiện.

7. Khắc dấu và thông báo mẫu dấu

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần tiến hành khắc dấu và thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mẫu dấu có thể bao gồm tên doanh nghiệp và mã số thuế, hình ảnh biểu trưng (nếu có). Sau khi công bố mẫu dấu, con dấu có giá trị pháp lý trong các giao dịch kinh doanh.

8. Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký thuế

Công ty cần mở tài khoản ngân hàng thương mại để thực hiện các giao dịch tài chính và nộp thuế. Sau khi mở tài khoản, bạn phải thông báo số tài khoản ngân hàng đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để cập nhật thông tin.

Ngoài ra, bạn cần đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý và thực hiện các nghĩa vụ thuế như nộp thuế môn bài, kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).